Robotic Process Automation (RPA) steht für die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Software-Robotern oder „Bots“, die repetitive, regelbasierte Aufgaben übernehmen. Diese Technologie ermöglicht es, menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen zu imitieren, um Aufgaben effizienter und fehlerfrei zu erledigen, die zuvor manuell von Mitarbeitern ausgeführt wurden.

Um RPA umfassend zu verstehen, ist es hilfreich, die einzelnen Komponenten des Begriffs – Robotik, Prozess und Automation – separat zu betrachten:

Robotik – Die digitalen Assistenten der Automatisierung

Dieser Begriff bezieht sich auf die Entwicklung und den Einsatz von Robotern, die Aufgaben automatisiert ausführen können. In der Informatik und Automatisierungstechnik umfasst die Robotik die Konstruktion, Programmierung und Anwendung von Robotern, die physische oder virtuelle Aufgaben übernehmen. Auch wenn „Robotik“ traditionell mit physischen Maschinen in der Industrie assoziiert wird handelt es sich im Kontext von RPA um Software-Roboter, die menschliche Interaktionen mit Computersystemen nachahmen. Die Merkmale von Software-Robotern kann man wie folgt zusammenfassen:

• Benutzerinteraktion – Bots navigieren durch Software-Oberflächen, geben Daten ein, klicken auf Schaltflächen und rufen Informationen ab.
• Regelbasierte Entscheidungsfindung – Sie arbeiten nach vordefinierten Regeln und Bedingungen.
• Datenerfassung & Verarbeitung – Extrahieren Informationen aus Dokumenten, E-Mails oder Datenbanken.
• Integration mit KI (Intelligent Automation) – Erweiterte RPA-Systeme nutzen Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP), um unstrukturierte Daten zu verstehen und selbstständig dazuzulernen.

Prozess – Der Kern jeder Automatisierun

Ein Prozess ist eine definierte Abfolge von Schritten oder Aktivitäten, die darauf abzielen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. In Unternehmen beziehen sich Prozesse auf wiederkehrende Aufgaben oder Workflows, die zur Erreichung von Geschäftszielen beitragen. RPA ist nur so effizient wie der zugrundeliegende Prozess. Nicht jeder Prozess eignet sich für RPA – daher sind Prozessanalyse und Optimierung entscheidend.

Beispiel: Ein Unternehmen nutzt BPMN, um den Rechnungsfreigabeprozess darzustellen. Dabei zeigt sich, dass viele manuelle Genehmigungsschritte unnötig sind. Durch RPA können diese automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart.

Automatisierung – Der technische Motor von RPA

Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologien, um Aufgaben oder Prozesse ohne menschliches Eingreifen durchzuführen. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Ressourcen zu optimieren. In der IT bezieht sich Automatisierung auf die Implementierung von Softwarelösungen, die manuelle, repetitive Aufgaben eigenständig ausführen. Den Kern einer jeden Automatisierung bilden übrigens durchdachte Algorithmen, die von folgender Natur sein können:

• Wenn-Dann-Regeln – Klassische RPA arbeitet nach fixen Entscheidungsregeln („Wenn X passiert, dann tue Y“).
• Heuristische Algorithmen – Erlauben es Bots, Muster in Daten zu erkennen und darauf basierend Aktionen auszuführen.
• KI-gestützte Automatisierung (Intelligent Automation, IA) – Kombination aus RPA und KI zur dynamischen Anpassung an neue Situationen.

Hierbei ist es essentiell, diese Effizient wie auch stabilität auszurichten, was letztendlich über technischen Erfolg entscheidet.

Fazit

Durch die getrennte Betrachtung dieser Begriffe wird deutlich, dass RPA eine interdisziplinäre Technologie darstellt, die Elemente der Informatik, Betriebswirtschaft und Prozessoptimierung vereint. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Mitarbeiter von monotonen Aufgaben zu entlasten, indem sie menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachahmt und automatisiert.